Työn tuottavuus – näin käsittelet sähköpostin tehokkaasti

Työn tuottavuus – näin käsittelet sähköpostin tehokkaasti

Työn tuottavuus – näin käsittelet sähköpostin tehokkaasti 1024 576 Jussi Venäläinen
 tuottavuus-sahkoposti

 

Sähköposti on monille pakollinen paha, jonka kanssa on vain pakko elää, koska irtikään ei pääse helpolla. Vaikka eroon voisikin päästä, niin joka tapauksessa viestintä tapahtuisi jossain muussa kanavassa, jossa viestintä voisi olla vielä raskaampaa ja tehottomampaa.
Suhtauduin itse aikoinaan sähköpostiin yhtenä satunnaisena viestimenä. Viestejä tuli ja meni, enkä niin välittänyt onko hommassa mitään systeemiä, mutta kun aloitin muiden projektien ohessa opettajan työt, mieleni muuttui. Aloin saada yli sata mailia päivässä, ja minun oli pakko luoda sähköpostin kanssa elämiseen jotain järkeä, jotta se ei loisi turhaa kuormitusta. Tässä muutamia oppeja matkan varrelta:

 

1. Saapuneet-kansio aina tyhjäksi

Tämä on ehdottomasti tärkein asia, millä tehostaa sähköpostitivolia. Inbox zero -ajatus on kaunis ja yksinkertainen: Saapuneet-kansio on käsittelyn jälkeen aina tyhjä. Eli jokainen sähköposti arkistoidaan kansioihin, jolloin ne ovat poissa silmistä ja poissa mielestä. Mikäli johonkin sähköpostiin ei ole aikaa reagoida heti, niin näille maileille voi tehdä oman Käsittelemättömät-kansion. On äärimmäisen palkitsevaa, kun sähköposti on tyhjä käsittelyn jälkeen. Sähköpostin käsittely on melkein jopa kivaa, kun tietää saavansa laatikon tyhjäksi. Olen toteuttanut tätä tapaa nyt kuusi vuotta, enkä missään nimessä vaihtaisi pois. Enkä tunne ketään muutakaan kokeillutta, joka olisi palannut vanhaan malliinsa. Jos tyhjän sähköpostin malliin siirtyminen tuntuu tuskaiselta tuhansien viestien takia, siirrä kaikki vanhat mailit kansioon, esimerkiksi Arkisto (17.4.2018) ja aloita kansiointi vasta tästä päivästä, niin siirtymiselle ei muodostu kynnystä valtavan työmäärän takia.

Jos joku väittää, ettei Saapuneissa lojuvista sähköposteista ole hänelle haittaa, niin joko hän on eri rotua tai sitten hän ei tunne ihmisaivojen toimintaa. Jokainen ylimääräinen ärsyke on turhaa kuormitusta. On erittäin vaikea katsoa mailia niin, ettei tulisi katsoneeksi vanhojen viestien otsikoita. Lisäksi Saapuneet-kansion tyhjennys auttaa siinä, ettei tarvitse stressata onko käsitellyt kaikki sähköpostit.

 

2. Aukaise sähköposti vain 1-2 kertaa päivässä

Sähköposti kannattaa käsitellä rykäyksinä, eli käytännössä sähköposti kannattaa aukaista vain kerran tai kaksi päivässä. Miksei jopa harvemmin, jos työ sen sallii. Pitkin päivää tippuvat yksittäiset sähköpostit ja niiden tuottamat ilmoitukset tuottavat vain turhaa häiriötä ja katkaisevat muun keskittymisen.

Tätä samaa ajatusta voi soveltaa kännykällä sähköpostin avaamiseen. Sitä ei käytännössä kannata tehdä lainkaan, ellei ole pakko. Tehottoman käsittelyn lisäksi kännykällä on vaikeampi kirjoittaa sähköposteja, joten niitä tulee käytännössä vain luettua läpi. Tällöin sähköpostien sisällöt päätyvät mieleen, mutta asiat jäävät käsittelemättömiksi, mihin ei tietenkään haluta päätyä.

 

3. Vähennä jatkoviestintää ennakoivasti

Sähköpostiketjut venyvät helposti, jos niistä kehkeytyy vuorovaikutteisia. Niinpä yritä antaa vastaus jo valmiiksi, jos mahdollista. Esimerkiksi lounasaikaa sopiessa älä vain kysy milloin sopisi, vaan anna valmiita vaihtoehtoja ajalle ja paikalle. Toinen millä voi vähentää viestintää, on kirjoittaa tiiviisti, koska pitkään viestiin saa helposti pitkän vastauksen ja lyhyeen viestiin lyhyen vastauksen. Rajoita pisimpienkin mailien pituus esimerkiksi viiteen lauseeseen.

 

Toivottavasti näiden vinkkien kautta saat lyhyempiä ja tehokkaampia hetkiä sähköpostin parissa.
Onko sinulla joitain muita niksejä sähköpostin käsittelyyn? Jaa ne ihmeessä kommentteihin alapuolella.

Jaa tämä muidenkin hyödyksi ja iloksi:

Leave a Reply